Hvidvaskpolitik for Nordkyst Advokathus v/Josefine Elkjær

(CVR 46072820)

1. Formål med politikken

Formålet med denne hvidvaskpolitik er at sikre, at Nordkyst Advokathus overholder alle gældende regler i hvidvaskloven, hvidvaskbekendtgørelsen, databeskyttelseslovgivningen samt Advokatsamfundets krav til advokaters forebyggelse af hvidvask og terrorfinansiering.
Politikken skal samtidig sikre en ensartet og dokumenteret praksis i kontorets sagsbehandling.

2. Omfattede områder

Nordkyst Advokathus er omfattet af hvidvaskloven, når vi udfører følgende typer ydelser:

  • Bistand ved køb og salg af fast ejendom

  • Transaktioner, hvor klientmidler håndteres på klientkonti

  • Finansielle dispositioner og lignende rådgivningsopgaver, som falder ind under lovens § 1, stk. 1, nr. 13

Andre advokatopgaver, der ikke er omfattet af hvidvasklovens regler, behandles efter almindelige advokatetiske regler.

3. Risikovurdering

Nordkyst Advokathus foretager en løbende risikovurdering af virksomheden, klienterne og de enkelte opgaver. Risikovurderingen omfatter:

  • Klientens identitet og baggrund (helt konkret gennemgåes PEP-lister, og ID indsendtes inden sagen påbegyndes)

  • Geografiske risikoforhold

  • Transaktionens karakter og størrelse

  • Formålet med samarbejdet

  • Mulige tegn på mistænkelige dispositioner

Hver sag vurderes efter et risikobaseret princip, og dokumentation herfor opbevares i sagsmappen.

4. Kundekendskabsprocedurer (KYC)

Før en sag oprettes, indhenter Nordkyst Advokathus følgende oplysninger:

4.1 Fysiske personer

  • Fulde navn

  • Adresse

  • CPR-nummer

  • Identitetsdokumentation (sygesikring samt pas eller kørekort)

  • Ejer- og kontrolstruktur hvis relevant

4.2 Juridiske personer

  • CVR-nummer

  • Fuldt registreringsbevis

  • Identifikation af reelle ejere

  • Dokumentation for reelle ejeres identitet

  • Virksomhedens struktur og formål

4.3 Udvidet kundekendskabsprocedure

Hvis sagen vurderes som forhøjet risiko, iværksættes skærpede procedurer, fx:

  • Supplerende identitetskontrol

  • Dokumentation for midlers oprindelse

  • Frekvent opdatering af oplysninger

Kundekendskabsprocedurer skal som udgangspunkt være gennemført inden opgaven påbegyndes, medmindre hvidvaskloven undtagelsesvis tillader andet.

5. Løbende overvågning af klientforhold

Vi overvåger løbende klientrelationen for at sikre, at:

  • oplysninger er ajourførte

  • klientens dispositioner er forenelige med det oplyste formål

  • der ikke forekommer uregelmæssigheder

Ved ændringer i forholdet eller transaktionsmønstret foretages fornyet risikovurdering.

6. Mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering

Hvis der opstår mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering, skal medarbejdere straks orientere den ansvarlige partner. Hvis mistanken ikke kan afkræftes, skal der indgives underretning til Hvidvasksekretariatet (SØIK) via goAML.

7. Opbevaring af oplysninger

Alle identitetsoplysninger og dokumenter opbevares sikkert i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen.
Oplysninger opbevares som udgangspunkt i 5 år efter sagens afslutning, hvorefter de slettes, medmindre lovgivningen kræver længere opbevaring.

8. Klientmidler

Alle klientmidler administreres i overensstemmelse med Advokatsamfundets regler og indestår på klientbankkonti.
Nordsjællands Advokathus foretager altid vurdering af midlers oprindelse, når der indsættes betydelige eller usædvanlige beløb.

9. Interne procedurer og ansvar

Advokat Josefine Elkjær er ansvarlig for:

  • Implementering af hvidvaskpolitikken

  • Oplæring af personalet

  • Kontrol af identitetsoplysninger

  • Indberetning af mistænkelige forhold

  • Årlig revision og opdatering af politikken

Alle ansatte er forpligtet til at følge politikken og modtager løbende undervisning i hvidvaskreglerne.

10. Intern kontrol og opdatering

Politikken gennemgås mindst én gang årligt og opdateres, når lovgivningen ændres eller når interne forhold nødvendiggør det.
Overholdelse kontrolleres løbende gennem stikprøver og intern kvalitetssikring.

11. Sanktioner

Manglende overholdelse af hvidvaskpolitikken anses som en alvorlig misligholdelse af medarbejderens forpligtelser og kan medføre ansættelsesretlige konsekvenser, herunder tjenstlige reaktioner eller ophævelse af ansættelsesforholdet.